Vad är feedback?

Feedback handlar om att någon utvärderar ditt resultat och föreslår konstruktiva förändringar så att du får möjlighet att korrigera ditt beteende. Ett exempel på feedback är när en chef ber en anställd korrekturläsa sina texter innan publicering även om det tar lite längre tid.

Vad är konstruktiv feedback?

Konstruktiv feedback är någonting positivt som medför att arbetsplatsen blir mer effektiv och/eller att arbetsklimatet blir bättre. Vid konstruktiv feedback kan du till exempel påpeka att du känner att chefen inte lyssnar, med mål att  du ska kunna kommunicera bättre med henne i framtiden.

2 sätt att ge konstruktiv feedback

1. Att ge negativ feedback (något ska ändras)

Negativ feedback handlar om att påverka någons beteende genom att peka på saker som kan förbättras. Målet med negativ feedback är att skapa positiva förändringar, men för att kunna få till positiva förändringar ska du fokusera på att skapa lösningar i stället för att skuldbelägga.

• Exempel på negativ feedback som inte är konstruktiv: Markus! Det här är den 53:e gången du glömt lämna in rapporten i tid. Vad är det du inte förstår?
• Exempel på negativ feedback som är konstruktiv: Markus, vi har misslyckats med att skapa en vettig rutin för rapportinlämning som alla förstår. Vill du hjälpa oss utforma en bättre process för detta då du och många andra verkar ha svårigheter med rapportinlämningen. Kom och snacka med oss så fixar vi till en bra lösning som passar alla.

2. Att ge positiv feedback (du förstärker någonting som fungerar)

Positiv feedback handlar om att du ser till att den process som numera fungerar bra också ska fungera bra i framtiden. Att ge beröm är viktigt i samband med att du ger någon positiv feedback.

• Exempel på positiv feedback som inte är konstruktiv: Rapporteringen fungerar bättre nu tack vare den nya process vi skapat. Markus kommer sannolikt fixa det här.
• Exempel på positiv feedback som är konstruktiv: Snyggt jobbat Markus, vi är glada över att du tagit dig tid att arbeta enligt den nya processen. Bara säg till om du tycker att processen skulle behöva korrigeras på något sätt eller om det är något annat du undrar över.

Vad är destruktiv feedback?

Destruktiv feedback handlar om att försöka påverka någons beteende genom att vara oförskämd och således bryta ned personalens humör och arbetsglädje. Denna feedback handlar egentligen mest om att hitta en syndabock, och inte om att skapa långsiktiga förändringar som är bra för alla.

• Exempel på destruktiv feedback: Jag såg på tv att orangutanger i Kina lärt sig hålla deadlines, men deras intellekt överstiger kanske ditt Markus? Jag menar, du har ju inte lämnat in en rapport i tid sedan du började hos oss. Skärp dig eller säg upp dig!

6 steg för att ge feedback på ett bra sätt

1. Bjud in personen till ett samtal på ett vänligt sätt. Du kan exempelvis säga: "Rapportinlämningen fungerar inte optimalt. Kom in till mitt kontor vid 13 är du snäll så pratar vi om saken."
2. Berätta vad som borde förändras. Här ska du inte fokusera på hur personen betett sig, utan på exakt vad som har hänt: "Vi har märkt att dina rapporter ofta kommer in lite sent, är det någonting som är fel eller inte fungerar?"
3. Berätta hur den anställdes beteende påverkar företaget. Var så konkret du kan vara, och säg till exempel: "När du lämnar in dina rapporter senare än vad som är tänkt måste alla andra jobba extra. Utöver det blir uppdragsgivarna missnöjda, vilket i längden leder till färre betalande kunder och sannolika nedskärningar.
4. Ge den anställde tid att svara. Det är här en bra idé att vara så tyst som möjligt och vid behov ställa motfrågor. Att säga: "Vad tycker du om de påståenden jag tagit upp?" är en lämplig fras att använda.
5. Berätta hur situationen ska lösas. Såsom: "Jag hör att du har en för tung arbetsbelastning. Maja kommer att arbeta tillsammans med dig på 3 av de 5 rapporter du lämnar in månatligen. Tror du det skulle vara en bra idé?"
6. Sammanfatta all feedback. Här ska du också förtydliga att du är villig att justera processen ytterligare om den feedback du gett inte är korrekt. Du kan exempelvis säga: "Nu har du fått extra stöd och hjälp, men om du känner att du hamnar efter igen är det bara att prata med mig. Jag vet att dina rapporter är svåra att färdigställa, men så länge du säger till i god tid får du alltid den stöttning du behöver."

5 exempel på hur du ska ta emot feedback

1. Var tacksam. Visa tacksamhet mot den person som ger dig feedback. Denne vill bara hjälpa dig och se till att du blir bättre på ditt jobb.
2. Ställ frågor. Se till att du förstår allt som sägs genom att ställa lämpliga motfrågor (vid behov).
3. Se inte feedback som ett personligt angrepp. Fokusera i stället på det du kan förbättra.
4. Agera. Se till att ändra ditt beteende genom att rent praktiskt arbeta enligt de råd som getts.
5. Reflektera. Här ska du utvärdera om det nya arbetssättet fungerar som det är tänkt samt ta fram eventuella förbättringsförslag. De förslagen ska du presentera för den person som gett dig kritik så att ni tillsammans kan förbättra processen.

OBS: Att ta emot feedback är inte samma sak som att "ta skit" från någon. Om den person som ger dig feedback beter sig dumt åt och inte förstår hur man ger konstruktiv feedback, ta då upp det som hänt med den personens chef.

5 positiva saker med väl fungerande feedback

1. Arbetsklimatet blir bättre. Detta då arbetstagarna uppmärksammas och deras problem tas på allvar.
2. Kommunikationen förbättras. Anställda på olika avdelningar tvingas i regel kommunicera med varandra för att bra feedback ska uppstå. Tack vare det raseras barriärer som kan försvåra kommunikation inom företaget.
3. Företaget presterar bättre. När alla kan ta och ge feedback på ett optimalt sätt förbättras företagets processer kontinuerligt. Det uppstår alltså ett självförbättrande tänk som medför att företaget presterar bättre samtidigt som dåligt beteende korrigeras per automatik.
4. Arbetsmiljön förbättras. Bland annat då alla får komma till tals samt då kommunikationen fungerar bättre än tidigare.
5. De anställda får möjlighet att växa. Utan fungerande feedback är det i princip omöjligt att bli bättre på någonting. Så om alla anställda får feedback, då får alla också möjlighet att växa och bli bättre på det de gör.

Svar på vanligt ställda frågor

🤔 Vad finns det för synonymer till ordet feedback?

• Återkoppling.
• Återföring.
• Återgång.
• Respons.
• Förbättringsarbete.
• Förslag.

🤔 Vad betyder feedback på svenska?

Många är överens om att det engelska ordet feedback heter respons på svenska. Men värt att veta är att du inte behöver översätta ordet feedback. I princip alla som talar svenska förstår vad ordet feedback betyder, så att översätta ordet är egentligen bara onödigt.

🤔 Vad är en feedback loop?

En feedback loop visar hur ett system påverkas av feedback. Denna term används bland annat inom mjukvaruutveckling, biologi, ekonomi och organisationsförbättring. Inom en feedback loop finns det två saker som påverkar systemet; positiv feedback och negativ feedback.

En negativ feedback loop handlar kortfattat om att man reglerar någonting som är fel. Inom en organisation där alla ger perfekt feedback regleras de anställdas beteenden så att processer som inte fungerar perfekt fungerar bättre och bättre. Denna typ av feedback kan alltså ses som en självförbättrande process.

En positiv feedback loop handlar sammanfattat om att ett system, till exempel en organisation, gör samma sak om och om igen utan att reflektera över varför. Så om någonting är fel exempelvis om någon mobbas, då förstärks det beteendet hela tiden utan att någonting görs åt saken.

Du kan säga att en negativ feedback loop är smart då den fokuserar på att förbättra sig själv. Detta medan en positiv feedback loop är dum då den bara gör samma sak hela tiden utan att tänka sig för.

🤔 Vad är feedback-trappan?

Feedback-trappan är ett verktyg som handlar om hur personer vanligtvis tar emot feedback. De första stegen ska man undvika, medan de senare stegen i trappan är att föredra.

Nedan berättar vi om de 5 steg som inkluderas i feedback-trappan:

1. Förkasta. Jag har inte gjort något fel så jag bryr mig inte!
2. Försvara. Jag gör som jag alltid har gjort, varför ska jag få skit för det? Kalle Kula på 3:an jobbar precis som jag gör och får inte en massa skit för det!
3. Förklara. Jag förstår att den här processen inte fungerar optimalt och tar ansvar för min (eventuella) del i det hela.
4. Förstå. Jag förstår att någonting måste förändras, men hur löser vi detta egentligen?
5. Förändra. Jag är beredd att arbeta enligt de rutiner vi satt upp, och om det är något som inte fungerar så hojtar jag till på dig.