Att skriva i klarspråk innebär att du uttrycker dig så pass enkelt att alla förstår vad du vill ha sagt. Mer specifikt uttrycker du dig så tydligt att textinnehållet inger såväl auktoritet som vänlighet, och samtidigt överensstämmer med alla skrivregler som finns för det svenska språket.
Detta innebär att du ska skriva enligt de regler som står i exempelvis Svenska Akademiens ordlista och Svenska skrivregler.
Du ska alltså låta bli att skriva saker såsom ålderdomliga uttryck, förkortningar som knappt används och konstiga facktermer som läsaren sannolikt inte förstår innebörden av.
Detta innebär att du ska anpassa textens innehåll efter läsaren. Här inkluderas även att du ska ta upp det viktigaste först samt att du ska använda rubriksättning och styckesindelning på rätt sätt.
Du ska alltså använda du och man i stället för ni och er så ofta du bara kan. Detta då du således skapar en mer kamratlig och personlig stämning med dem du skriver till.
Det är en bra idé då texten således blir mer luftig och begriplig.
När du använder för långa meningar är det lätt att läsaren tröttnar och får svårt att hänga med. Så använd korta meningar. Alternativt kan du varva långa och korta meningar för att således få ett bra flyt i texten.
Läs mer: Därför är det bra att skriva korta meningar.
Du ska alltid se till att ta med det viktigaste materialet först. Av den anledningen ska du se till att skriva enligt den upp-och-nedvända pyramiden för att läsarna ska få ett snabbt svar.
Detta samtidigt som läsare som vill veta mer om alla detaljer också får möjlighet att göra det lite längre ned i artikeln.
Läs mer: Så skriver du enligt den upp-och-nedvända pyramiden.
Även när du formulerar dig enkelt är det viktigt att du formulerar dig korrekt. Om du skriver en text för bergsklättrare heter det alltså att bestiga berget, och inte att gå upp för berget för att nämna ett exempel.
Läsaren vill ha ett snabbt svar, och det får han inte om du skriver en för lång inledning. Optimalt ska en inledning vara maximalt två meningar lång.
Läs mer: Så skriver du en bra ingress.
När du skriver ett meddelande till kollegan kan ett utropstecken vara på sin plats. Men när du skriver texter på jobbet ska du endast använda dig av utropstecken i undantagsfall, förslagsvis inte alls.
Detta då i princip alla läsare vill ha en lugn och begriplig tonalitet.
Läs mer: Så använder du utropstecken på rätt sätt.
Den text du skriver ska vara komplett. Texten ska alltså inte bara innehålla svar på huvudfrågan, utan även svara på alla tänkbara följdfrågor läsaren kan tänkas ha. Upplysningsvis är Skyscraper technique en utmärkt skrivteknik som hjälper dig skriva heltäckande artiklar.
Punktlistor uppskattas i regel alltid av läsare. Främst då de gör texten mer lättläst och överskådlig. Värt att notera är att det finns många grammatiska fallgropar du kan trilla i när du skriver punktlistor, så guiden nedan är en bra resurs.
Läs mer: Så skriver du punktlistor på rätt sätt.
Nummerlistor ska du använda när du beskriver hur någonting går till, såsom hur läsaren loggar in på ett intranät. När det kommer till beskrivningar är nummerlistor betydligt mer begripliga jämfört med löpande text, så det är viktigt att du använder nummerlistor när det passar.
Din text ska innehålla så många ord att budskapet kommer fram. Fler ord än så behövs inte.
Exempel 1
Låter bättre som:
Exempel 2
Låter bättre som:
Läsarna ska få veta exakt vad som hänt och/eller exakt vad de förväntas göra. För att uttrycka dig i klartext ska du alltså vara säker på din sak.
Använd inte ett allt för vagt språk såsom:
Här stöter vi direkt på problem då läsaren sannolikt tänker: Alla boende? Även inneboende då? Och vad menar de med att jag bör dra fram mina soptunnor? Det är alltså frivilligt att dra fram sin soptunna?
För att eliminera alla tänkbara följdfrågor ska du uttrycka dig auktoritärt men samtidigt vänligt:
Idag är det bestämt att alla svenska myndigheter ska kommunicera på ett vårdat, enkelt och begripligt sätt, alltså i klarspråk. Att detta stämmer står angivet i Språklagen som säger: "Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt".
Ja, det ska du absolut göra oavsett om du arbetar med att ta fram texter eller inte. När du skriver så enkelt och begripligt som möjligt fokuserar läsaren förmodligen bara på vad texten innehåller, och inte på saker som stavning och grammatik.
Som textkonsulten Jenny Asp säger på sin webbsida klagar ingen på att en text är för lätt att förstå. Där slår hon huvudet på spiken, för det är just enkelheten och begripligheten som är det bästa med att uttrycka sig i klarspråk.
Tonalitet innebär att du som skribent målgruppsanpassar ditt innehåll beroende på vilka du skriver för. Teorin bakom att skriva i olika tonaliteter säger att du vinner fördelar på att skriva på ett sätt som målgruppen känner igen. Detta samtidigt som du inkluderar viktiga värdeord.
Men är det värt det att målgruppsanpassa sina texter och byta tonalitet gång efter annan?
Nej, skulle jag säga. När du skriver i klartext lägger läsarna maximal fokus på innehållet och minimal fokus på språket. Precis den utgångspunkten borde alla skribenter ha.
Du måste förstås uttrycka dig annorlunda om du skriver för en teknikwebbsida jämfört med en nyhetssida för juridik. Men sammanfattat anser jag att målgruppsanpassning av text inte har någon större betydelse.
Läs mer: Vad är SEO? En komplett guide.
